EventManager - Lerninhalte

• Inhaltsübersicht
• Inhalt

Inhaltsübersicht

• Einstieg
  • Einstieg 1
  • Einstieg 2
  • Einstieg 3
• Ein Budget erstellen
  • Einnahmen und Ausgaben
  • Einnahmen oder Ausgaben?
  • Fixe und variable Beträge
  • Gewinn oder Verlust
  • Gewinn oder Verlust?
  • Die Budgetkontrolle
  • Aufgabe Budgetkontrolle
• Budgetvarianten
  • Budgetvarianten prüfen
  • Ticketpreise berechnen
• Arbeitsauftrag
  • Ordnung schaffen
  • Arbeitsauftrag Budget Basic (1)
  • Arbeitsauftrag Budget Basic (2)
  • Arbeitsauftrag Budget Basic (3)
  • Arbeitsauftrag Budget Basic (4)
  • Arbeitsauftrag Budget Basic (Auswertung)
• Arbeitsauftrag
  • Arbeitsauftrag Budget Profi
  • Arbeitsauftrag Budget Profi (Auswertung)

Lernmodul Budgetieren

Einstieg

Einstieg 1

Führungstext

Erkunde deinen Schreibtisch. Fahre mit der Maus über die Dokumente, um sie genauer anzuschauen.

Hinweis

Abgesehen vom normalen Bürobedarf (Ordner, Schreibzeug, Computer, Telefon, usw.) sind auf dem Schreibtisch verschiedene Dokumente angedeutet: Eine Kalkulation der Eintrittspreise, eine Offerte von einer Material-Vermietung und ein Dokument über die Miettarife der Sporthalle.

Einstieg 2

Beim Organisieren eines Anlasses musst du dich als Eventmanager oder als Eventmanagerin um viele Dinge kümmern:

• Musiker, Künstlerinnen oder Sportler engagieren,
• einen geeigneten Veranstaltungsort finden,
• die benötigte Infrastruktur (Bühne, Sitzgelegenheiten) organisieren,
• Werbeinserate und Flyer drucken lassen,
• den Ticketverkauf organisieren und
• das Catering, also Essen und Getränke bereitstellen.

Bei all diesen Arbeiten musst du dir überlegen, welche Kosten entstehen und wie du diese begleichen kannst.

Einstieg 3

Noch bevor du also mit Künstlerinnen oder Sportlern Verträge abschliesst, bevor du Material bestellst oder die Werbetrommel für deinen Event rührst, musst du die Einnahmen den Ausgaben gegenüber stellen. Diese Übersicht wird Budget genannt. In diesem Lernmodul erfährst du, auf was du beim Erstellen eines Budgets achten musst.

Ein Budget erstellen

Einnahmen und Ausgaben

Das Budget hilft dir festzustellen, wie viel Geld du während einer bestimmten Zeit oder für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung hast. Mit einem Budget gelingt es dir, deine Ausgaben im Griff zu halten.
Vereinfacht gesagt werden im Budget zwei Werte miteinander verglichen - die Einnahmen auf der einen Seite und die Ausgaben auf der anderen Seite.
Halten sich Einnahmen und Ausgaben die Waage, ist das Budget ausgeglichen.

Einnahmen oder Ausgaben?

Bestimme für jeden Posten, ob es sich um Einnahmen oder Ausgaben handelt.

Fixe und variable Beträge

In einem Budget unterscheidet man nicht nur zwischen Einnahmen und Ausgaben, sondern auch zwischen fixen und variablen Beträgen.
Fixe Beträge sind Einnahmen oder Ausgaben, die mit Sicherheit eintreten und immer gleich hoch sind.
Variable Beträge sind Einnahmen und Ausgaben, die nicht immer gleich gross sind oder nicht regelmässig auftreten.
Im Budget solltest du darauf achten, dass du zuerst immer die fixen Beträge aufführst und erst dann die variablen.

Beispiele für fixe Einnahmen und Ausgaben sind:

• Miete des Eventlokals,
• Gagen für Musikerinen oder Künstler,
• Miete für Infrastruktur (Technik, Bühne) und
• Sponsorbeiträge.

• Eintrag aus Eintritten und
• Kosten für Getränke und Essen.

Gewinn oder Verlust

Wenn du alle Einnahmen zusammenzählst und sie mit der Summe aller Ausgaben vergleichst, erhältst du möglicherweise nicht den gleichen Betrag.
Wenn die geplanten Einnahmen höher sind als die geplanten Ausgaben, dann rechnest du mit einem Gewinn.
Wenn die geplanten Ausgaben die geplanten Einnahmen übersteigen, rechnest du mit einem Verlust.

Stehst du in deinem Privatleben auf der finanziellen Gewinnerseite? Hast du deine Einnahmen und Ausgaben im Griff? Im Lernclip «Mein Budget» erfährst du, wie du dein persönliches Budget Planst und kontrollierst.

Gewinn oder Verlust?

Budgetierst du für den folgenden Anlass einen Gewinn oder einen Verlust?
Vervollständige das Budgetformular.
Berechne den Gewinn oder den Verlust.

Führungstext

Trage die Beträge in die entsprechenden Textfelder ein. Klicke auf «Auswerten».

Die Budgetkontrolle

Nach der Durchführung des Anlasses interessiert dich als Event Manager oder Event Managerin sicher auch die Frage: War der Event ein finanzieller Erfolg? Jedes Budget muss am Schluss auch überprüft werden. Hierzu macht man eine Budgetkontrolle. Bei der Budgetkontrolle werden die effektiven Einnahmen und Ausgaben mit geplanten Einnahmen und Ausgaben verglichen.

Welche Ausgaben und Einnahmen hast du letzten Monat gehabt? Ein einfaches Mittel, um Geldbewegungen zu überprüfen, ist der Kontoauszug, der dir von deinem Finanzinstitut zugestellt wird. Welche Vorteile ein Konto bietet und welche Arten von Konten es gibt, erfährst du im Lernclip «Kontotypen».
Die folgende Tabelle enthält die effektiven Beiträge.

Aufgabe Budgetkontrolle

Auf den Zetteln und Abrechnungen siehst du, welche tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben du hattest. Übertrage die fehlende Beträge in dein Budgetformular und errechne den Gewinn/Verlust.

Führungstext

Trage die Beträge in die entsprechen Textfelder ein. Klicke dann auf «Auswerten».

Budgetvarianten

Budgetvarianten prüfen

Das Budget ist auch ein geeignetes Instrument, um verschiedene Szenarien eines Events zu prüfen.
Die Ticket- oder die Getränkepreise zum Beispiel kannst du unterschiedlich hoch ansetzen. Je nachdem wie du die Preise gestaltest, nimmst du pro verkauftem Ticket oder Getränk mehr ein. Aber bei hohen Preisen kommen auch weniger Leute an deinen Event oder es wird weniger konsumiert. Den richtigen Preis festzulegen, ist daher nicht immer einfach.

Ticketpreise berechnen

Die Ausgaben deines geplanten Events betragen 4'500 Franken. Die Einnahmen setzen sich zusammen aus den Ticket- und Getränkeverkäufen. Um festzustellen, welche Preise du für die Tickets und die Getränke verlangen solltest, stehen dir folgende Informationen zur Verfügung:

• Variante 1: Bei einem Ticketpreis von 20 Franken werden alle der insgesamt 170 Karten verkauft werden.
• Variante 2: Bei einem Ticketpreis von 32 Franken werden 120 von 170 Karten verkauft.
• Du rechnest damit, dass jeder Eventbesucher und jede -besucherin im Durchschnitt zwei Getränke konsumiert. Pro verkauftes Getränk nimmst du 5 Franken ein.

Führungstext

Vervollständige die beiden Budgetformulare. Klicke auf «Auswerten».

Variante 1

Variante 2

Arbeitsauftrag

Ordnung schaffen

Nun weisst du, worauf du bei der Erstellung und der Kontrolle des Budgets achten musst.

Dein Schreibtisch ist immer noch nicht aufgeräumt. Gelingt es dir, nun Ordnung zu schaffen? Dein Auftrag lautet: Erstelle ein Budget für den Event XY. Du kannst zwischen zwei Aufgabestellungen wählen.

• Fühlst du dich in der Lage, ein Budget ganz ohen Hilfe zu erstellen, dann wähle «Budget Expert».
• Möchtest lieber nochmals Schritt für Schritt durch die Budgeterstellung geführt werden? Dann wähle «Budget Basic».

Arbeitsauftrag Budget Basic (1)

Ausgaben oder Einnahmen? Bestimme zuerst, ob es sich bei den Budgetposten um Einnahmen oder Ausgaben handelt.

Arbeitsauftrag Budget Basic (2)

Variabel oder fix? Bestimme nun, ob es sich um variable oder fixe Einnahmen/Ausgaben handelt.

Arbeitsauftrag Budget Basic (3)

Übertrage nun alle Beträge der Notizzetteln und Offerten in dein Budgetformular.

Trage die Zahlen in die entsprechenden Textfelder ein und klicke auf «OK».

Arbeitsauftrag Budget Basic (4)

Zähle die Beträge in den beiden Spalten zusammen. Wirft deine Veranstaltung einen Gewinn ab? Wenn ja, dann trage den Betrag in das Feld «Gewinn/Verlust» ein.

Führungstext

Trage die Zahlen in die entsprechenden Textfelder ein und klicke auf «Auswerten».

Arbeitsauftrag Budget Basic (Auswertung)

Geschafft! Du hast das Budget für den Event erfolgreich erstellt. Jetzt bist du bereit für die Planung und Duchführung deines eigenen Events!
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Arbeitsauftrag

Arbeitsauftrag Budget Profi

Übertrage alle Angaben, die du auf den Dokumenten auf deinem Schreibtisch findest, in das Budgetformular. Errechne die Salden der beiden Spalten Einnahmen und Ausgaben.

Vergleiche dein Formular mit der Musterlösung.

Checkliste:

• Fixe vor variable Einnahmen und Ausgaben setzen.
• Saldo beider Spalten müssen gleich gross sein.
• Budgetposten «Rückstellungen» nicht vergessen.

Arbeitsauftrag Budget Profi (Auswertung)

Du hast das Budgetformular fertig ausgefüllt.
Jetzt bist du bereit für die Planung und Duchführung deines eigenen Events!
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